Selbstheilkraft statt Data-Flutsch®

Der grösste Vorzug der digitalen Kommunikation, die Geschwindigkeit, ist zugleich ihre Schattenseite. Sie hat die ständige Erreichbarkeit in der Berufswelt zum Normalfall und so manchen Arbeitsplatz zum Hamsterrad gemacht. Wir sind gezwungen, am Kommunikationsgeschehen «real time» teilzunehmen und auf Anfragen unverzüglich zu reagieren. Das ist gefährlich.

In vielen Dienstleistungsbereichen, etwa im Kundendienst, ist das schnelle Reagieren Teil des Auftrags. Wo aber Konzentration und eine starke Fokussierung auf eine Aufgabe gefordert sind, wirken sich Unterbrüche negativ auf die Produktivität aus, wie zahlreiche Untersuchungen zeigen. Je nach Studie dauert es 7, 12 oder auch bis zu 22 Minuten, bis nach einer Unterbrechung die volle Konzentration wiederhergestellt ist. Werden wir halbstündlich durch ein E-Mail unterbrochen (oder mit Twitter & Co alle paar Minuten), wird konzentriertes Arbeiten praktisch unmöglich. Da hilft letztlich nur eins: Abschalten.

Zeitfenster für die Kommunikation

Konzentriertes Arbeiten braucht Schutz vor Störung, damit Effizienz und Qualität nicht leiden. Um auch die Kommunikationsaufgaben zu bewältigen, können Zeitfenster eingeplant werden, die für diese Bedürfnisse reserviert sind. Ein bewährtes Muster ist, die letzten 5 Minuten bis zur vollen Stunde darauf zu verwenden, die eingegangenen Nachrichten zu sichten. Dringende Anfragen können sofort beantwortet werden, weniger dringende dürfen warten. Zwei oder drei Mal täglich (zum Beispiel bei Arbeitsbeginn, vor der Mittagspause, vor Feierabend) werden die Mails dann abgearbeitet.

Mit den sozialen Medien verfährt man ähnlich. Feste Zeitfenster helfen dabei, sich nicht mehr ablenken zu lassen. Während der Konzentrationsphasen bleiben alle Geräte stumm. Gleiches gilt auch für die telefonische Kommunikation: Telefon und Handy auf lautlos stellen, den Anrufbeantworter die Gesprächsgesuche entgegennehmen lassen – und selbst bestimmen, wann man sie beantwortet. So gewinnt man Souveränität über die eigene Arbeitszeitgestaltung zurück.

Das Prinzip der leeren Inbox

Eine weitere Herausforderung unserer Zeit ist die Mailflut. Wer E-Mail nur gerade für private Zwecke nutzt, kommt mit dem Posteingang als Sammelordner gut zurecht. Anders sieht es im beruflichen Bereich aus: Wer täglich Dutzende Mails erhält die verschiedenen Projekten zugeordnet sind, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren.

Dann ist ein Paradigmenwechsel angesagt: Das Prinzip der leeren Inbox macht den Posteingang zur To-do-Liste, was das systematische Abarbeiten der Mails enorm erleichtert. Nach ihrer Beantwortung werden die Nachrichten projektbezogen in Unterordnern abgelegt. Wenn gelesene Anfragen bis zu ihrer Beantwortung in der Inbox verbleiben, kann es auch nicht passieren, dass sie unbeantwortet untergehen.

Hilfreiche Tipps zur Mailboxverwaltung finden sich zuhauf im Netz – zum Beispiel in diesem Priotecs-Blogpost.

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